Vous utilisez un ERP, un logiciel de gestion ou une solution métier développée sur mesure ? Dès lors que votre outil enregistre certains encaissements, la question de la conformité des données peut se poser.
La réglementation française impose, dans certaines situations, l'utilisation d'un logiciel ou système de caisse répondant à des exigences précises en matière de fiabilité et de conservation des données c’est tout l’enjeu de la norme NF525.
Lorsqu'un logiciel entre dans le champ de cette obligation, les données d'encaissement doivent répondre à quatre exigences :
- Inaltérabilité : les données enregistrées ne doivent pas pouvoir être modifiées ou supprimées sans garantie de traçabilité.
- Sécurisation : les données doivent être protégées afin d'assurer leur fiabilité.
- Conservation : les informations doivent être conservées selon les règles applicables.
- Archivage : les données doivent pouvoir être archivées de manière à garantir leur intégrité dans le temps.
L'objectif est de permettre à l'administration fiscale de contrôler la fiabilité des données d'encaissement enregistrées par le logiciel.
Toutes les entreprises sont-elles concernées ? Non.
L'obligation vise les personnes assujetties à la TVA qui réalisent des ventes de biens ou des prestations de services auprès de clients particuliers, sans facturation obligatoire, et qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les règlements correspondants.
À l'inverse, cette réglementation ne crée pas une obligation générale pour toutes les entreprises de s'équiper d'un logiciel de caisse.
Une entreprise qui utilise simplement un logiciel de bureautique pour rédiger des factures, sans mémoriser les données d'encaissement, n'entre par exemple pas automatiquement dans le champ du dispositif.
Et votre ERP dans tout ça ?
Un logiciel n'a pas besoin de s'appeler « logiciel de caisse » pour être concerné. Un logiciel de gestion, de comptabilité ou de facturation peut également entrer dans le champ de la réglementation s'il dispose d'une fonctionnalité de caisse permettant d'enregistrer ou de suivre certains règlements de clients particuliers. Dans le cas d'un logiciel multifonction, ce sont les fonctionnalités de caisse concernées qui doivent répondre aux exigences réglementaires.
Quand la réglementation rencontre le développement sur mesure...C'est dans ce contexte que 2LE a accompagné son client Arhon dans la mise en conformité de son ERP et l'obtention de sa certification NF525.
Pour répondre aux exigences de la certification, nous avons développé un outil spécifique, intégré directement à la solution de réservation en ligne existante.
Ce nouveau bloc dédié à la comptabilité et à la gestion des encaissements a été conçu spécifiquement pour répondre aux exigences de la NF525 et permettre à Arhon de disposer d'une solution adaptée à son activité et aux contraintes réglementaires.
Une certification qui ne repose pas uniquement sur le développement technique…
Pendant 9 mois, les équipes de 2LE et Arhon ont travaillé conjointement sur l'ensemble du projet : développement, échanges techniques, documentation, suivi des exigences et gestion de projet.
Un véritable travail d'équipe, avec un objectif commun : respecter les contraintes de la certification tout en maintenant le calendrier défini pour sa mise en œuvre.
Une certification qui illustre notre vision du partenariat.
Chez 2LE, nous accompagnons les entreprises dans la conception et l'évolution de leurs ERP, CRM et logiciels métiers sur mesure.
Lorsqu'un projet intègre des contraintes réglementaires spécifiques, ces enjeux font partie intégrante de notre démarche de développement.
De l'analyse du besoin à la conception technique, jusqu'à la documentation et au suivi de la certification, nous avançons aux côtés de nos clients pour transformer leurs contraintes en solutions concrètes.
C'est aussi cela, pour nous, un véritable partenariat : ne pas simplement développer un logiciel, mais s'engager aux côtés de nos clients pour faire aboutir leur projet.
Vous avez un projet ? Discutons-en.